Inovação no RH

quarta, 19 de julho de 2017

Você ainda imprime holerites? Descubra como otimizar esta tarefa

Holerite impresso é obrigatório? Sua empresa gasta muito papel para entregar comprovantes aos empregados? Descubra como a rotina do RH pode ficar mais dinâmica e econômica

Vamos falar sobre o holerite? O documento que comprova a remuneração mensal do empregado é um dos mais importantes nas relações de trabalho. E cumpre muitos papéis dentro da rotina do RH: ajuda na hora de fazer a declaração da RAIS, é utilizado também para fins de imposto de renda de empresas e empregados e é a melhor forma de comprovar que os pagamentos trabalhistas estão sendo feitos corretamente.

Mas você sabia que há outras formas de disponibilizar este documento aos seus empregados? Isso mesmo: o holerite pode ser online. Economia de recursos, eficiência e segurança no gerenciamento da folha de pagamento e comunicação mais transparente com os colaboradores são algumas das vantagens do holerite online.

Para esclarecer alguns pontos sobre o assunto, a Employer preparou este artigo com perguntas e respostas sobre o holerite. Pode ser um bom momento para você pensar estrategicamente na sua rotina de trabalho! Vamos lá?

O que determina a lei?

Segundo o Art. 464 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), “o pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo”. O artigo também determina que “terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho”. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Afinal, o holerite é obrigatório?

Sim. Seja na forma de recibo ou contracheque, é necessário que a empresa comprove o pagamento mensal a cada um de seus empregados. Esta obrigatoriedade atende a vários pontos da legislação, mas também tem um papel importante para os colaboradores: a comprovação de renda é exigida tanto fiscalmente (na declaração de IR) quanto comercialmente. Ao financiar um bem, por exemplo, o holerite é documento comprobatório de que o indivíduo possui renda suficiente para realizar os pagamentos.

O que pode variar, no entanto, é a forma como o holerite é entregue; que pode ser determinada pela política interna da empresa. Sempre, é claro, com o aceite dos empregados.

Holerite impresso é coisa do passado?

Depende da estratégia da sua empresa. A impressão de holerites pode ser um processo demorado, especialmente em empresas com grande número de empregados ou com várias sedes espalhadas pelo país. Também há outros fatores relacionados a esta rotina. Um deles é o custo de impressão, que envolve disponibilização de recursos como impressora, tinta e papel – na ponta do lápis, o impacto financeiro anual pode ser bastante significativo para os negócios.  Outro fator está relacionado ao “entra e sai” no setor de RH, já que os empregados precisam retirar e assinar seus comprovantes impressos.

Quais opções eu tenho além da versão impressa?

No início deste artigo você viu que a legislação obriga a comprovação de pagamento dos colaboradores. O parágrafo único explica que o comprovante de depósito bancário cumpre esta função, mas no dia a dia isto pode não ser suficiente. O empregado poderá comprovar sua renda somente com estes documentos? Para a empresa, na hora de enviar informações aos órgãos reguladores das relações de trabalho, o comprovante de depósito também pode gerar questionamentos.

Pense na sua rotina de trabalho da mesma forma com que pensa na sua vida pessoal. Como você costuma pagar contas? Sem filas, direto pelo celular ou computador? Você guarda comprovantes impressos ou conta com as versões online?

Estas facilidades também estão disponíveis para as empresas. Fazer a gestão online da folha de pagamento, com acesso direto a plataformas bancárias, é muito mais do que uma forma prática de controlar este processo. As informações ficam armazenadas em ambientes online e isso garante muito mais segurança para empresas e empregados.

Então o holerite online é seguro?

Sim. Por meio da tecnologia em nuvem, hoje é possível emitir holerites online com total segurança. Na Webfopag, por exemplo, a geração do holerite é feita mensalmente e fica disponível para os empregados, que podem acessá-la a qualquer momento, assim como imprimir quando precisar do documento em papel. A Webfopag utiliza a nuvem gerenciada pela IBM, com servidores próprios e ferramentas de segurança modernas que garantem a confidencialidade de todos os dados.

Quais as principais vantagens do holerite online?

Acima você viu que a segurança dos dados é um diferencial do holerite online. Há outras vantagens nesta forma de gestão de pagamento:

– Redução de custos: a economia total pode chegar a 30%. Isto porque, além do papel e da tinta de impressão, o holerite online também permite a redução de outras despesas. Não é necessário, por exemplo, ter servidores próprios para armazenar dados e arquivos.

– Menos acúmulo de papel: isso vale para você e para seus empregados. Todos os holerites ficam disponíveis na internet. Você não precisa de pastas e armários para guardar toda a papelada. Para os empregados esta é uma grande facilidade, já que não é necessário arquivar todos os holerites antigos.

– Sustentabilidade: diminuir a geração de papel não é importante só para os negócios.  Segundo a Associação Brasileira de Geração Distribuída (ABDG), 37% das impressões são desnecessárias e têm provocado um aumento significativo no índice de desmatamento.

Será que é a hora de acabar com o holerite impresso na minha empresa?

Quem busca competitividade e eficiência deve adaptar seus negócios para o cenário competitivo do mercado. O uso de soluções em tecnologia é um importante ponto para o desenvolvimento estratégico de empresas de todos os portes.

Agora que você já sabe os diferenciais do uso de holerite online é hora de iniciar seu planejamento! Para encerrar, confira três passos que vão guiar o início de uma nova jornada para o seu RH.

1. Faça uma análise financeira.

Colocar todas as despesas do RH na ponta do lápis é um bom caminho para descobrir qual a margem de redução de custos que você pode ter. Levante todos os gastos com recursos físicos e horas de trabalho da equipe e faça um comparativo com o investimento em tecnologia.

2. Estabeleça uma política de governança para o uso da tecnologia em nuvem.

Crie parâmetros, defina pessoas e prepare a equipe para adaptar-se às novas soluções. Com os processos organizados, o gerenciamento dos dados dos empregados em ambiente online oferece segurança, melhora a comunicação com os empregados e garante assertividade à rotina do RH.

3. Procure um bom parceiro de tecnologia.

O mercado de TI tem crescido bastante no Brasil. A busca constante por inovação faz do setor um dos mais promissores do país. Terceirizar processos de gestão em TI ajudará a empresa a manter o foco e a excelência em sua área de atuação.